Prestação de contas devolvida por "instrumento ausente": o que isso quer dizer

Entre os motivos de recusa de prestação de contas, "instrumento ausente" costuma ser o mais confuso pra quem recebe pela primeira vez, porque não é sobre uma despesa específica. É sobre um documento jurídico que deveria estar anexado ao processo desde o começo, e não está.

O que é o instrumento?

É o documento que formaliza o repasse e diz "este projeto tem direito a este valor, sob estas condições". O nome muda conforme a norma que rege o programa. No regime próprio de fomento à cultura, a Lei 14.903/2024 lista cinco: termo de execução cultural, termo de premiação cultural e termo de bolsa cultural, quando há repasse de dinheiro; termo de ocupação cultural e termo de cooperação cultural, quando não há.

Em parceria com organização da sociedade civil, o MROSC (Lei 13.019/2014) chama o mesmo tipo de documento de termo de colaboração, termo de fomento ou acordo de cooperação. Em programa mais antigo ou em patrocínio, ainda aparecem convênio e contrato de patrocínio. Seja qual for o nome, a função é a mesma, e sem ele anexado a prestação de contas não tem contra o que ser comparada: o analista não tem como confirmar que o que foi gasto bate com o que foi aprovado.

Por que o instrumento some?

Raramente é porque o instrumento nunca existiu. O mais comum é ele ter sido assinado no início do projeto, guardado numa pasta física ou num e-mail antigo, e simplesmente não ter sido incluído no pacote de documentos enviado meses depois na prestação de contas final, sobretudo quando quem assinou não é a mesma pessoa que organiza a entrega.

Como evitar que ele falte?

• Guardar o instrumento assinado no mesmo lugar onde os comprovantes financeiros do projeto vão se acumular, desde o dia um
• Se mais de uma pessoa participa da execução, garantir que quem monta a prestação final saiba onde esse documento está
• Conferir a lista de anexos exigidos pelo edital antes de entregar: instrumento ausente é, na maioria dos casos, um esquecimento de checklist, não um problema de conteúdo