Prestação de contas devolvida por "instrumento ausente": o que isso quer dizer

Entre os motivos de recusa de prestação de contas, "instrumento ausente" costuma ser o mais confuso pra quem recebe pela primeira vez — porque não é sobre uma despesa específica. É sobre um documento jurídico que deveria estar anexado ao processo desde o começo, e não está.

O que é "o instrumento"

É o termo genérico para o documento que formaliza o repasse do recurso — pode se chamar termo de fomento, contrato de patrocínio, convênio, termo de outorga, dependendo do programa. É esse papel que diz "este projeto tem direito a este valor, sob estas condições". Sem ele anexado, a prestação de contas não tem contra o que ser comparada — o analista literalmente não tem como confirmar que os valores gastos batem com o que foi aprovado.

Por que ele some

Raramente é porque o instrumento nunca existiu. O mais comum é ele ter sido assinado no início do projeto, guardado numa pasta física ou num e-mail antigo, e simplesmente não ter sido incluído no pacote de documentos enviado meses depois na prestação de contas final — sobretudo quando quem assinou não é a mesma pessoa que organiza a entrega.

Como evitar

• Guardar o instrumento assinado no mesmo lugar onde os comprovantes financeiros do projeto vão se acumular, desde o dia um
• Se mais de uma pessoa participa da execução, garantir que quem monta a prestação final saiba onde esse documento está
• Conferir a lista de anexos exigidos pelo edital antes de entregar — instrumento ausente é, na maioria dos casos, um esquecimento de checklist, não um problema de conteúdo