Por quanto tempo guardar comprovante de projeto cultural (e por que digitalizar cedo)

A prestação de contas foi aprovada, o projeto está encerrado, e mesmo assim a orientação geral entre os editais de fomento cultural é manter a documentação guardada por vários anos após o fim do instrumento, porque o órgão pode reabrir a análise ou pedir comprovação adicional dentro desse prazo.

O problema não é guardar: é o papel não durar

Recibo impresso em papel térmico (o tipo usado por muita máquina de cartão e caixa registradora) apaga sozinho com o tempo, exposto à luz e ao calor. Um recibo perfeitamente legível hoje pode estar em branco daqui a um ano, sem nenhuma falha sua, só química do papel.

O que fazer

• Digitalizar ou fotografar cada comprovante assim que ele chega, não no fim do projeto
• Guardar em pelo menos dois lugares: um HD externo sozinho também falha
• Manter o nome do arquivo rastreável (data + fornecedor + valor já ajuda a achar depois)
• Não descartar o papel original antes do prazo de guarda terminar, mesmo já tendo a cópia digital

O prazo exato de guarda varia por edital e por instrumento jurídico: vale confirmar no manual do seu programa específico. Mas em todos os casos que valem a pena pesquisar, a resposta nunca é "pode jogar fora depois da aprovação".

Cada comprovante que sobe na Guará já fica digitalizado e vinculado à despesa correspondente: o arquivo original continua acessível anos depois, sem depender de HD que ninguém mais sabe onde está.