O relatório de execução do objeto: por que "genérico demais" também trava a entrega

Boa parte da atenção na prestação de contas vai para os comprovantes financeiros. E com razão, é onde mora a maioria dos motivos de recusa. Mas existe uma segunda parte, menos falada: o relatório de execução do objeto, o texto que descreve o que o projeto efetivamente realizou. E ele também pode ser devolvido por ser curto ou genérico demais.

O que o analista está procurando

O relatório existe para provar que o que foi proposto, o objeto do projeto, foi de fato cumprido, e não só que o dinheiro foi gasto. Um relatório de duas linhas dizendo "o projeto foi realizado com sucesso" não prova nada disso. O analista precisa reconstruir, pela sua descrição, o que aconteceu: quantas pessoas participaram, quais atividades ocorreram, em que datas, com que resultado.

Sinais de que o relatório está curto demais

• Não menciona nenhuma data ou período específico das atividades
• Não diz quantas pessoas foram impactadas, nem de forma aproximada
• Usa só adjetivo ("foi um sucesso", "teve grande repercussão") sem nenhum fato que sustente o adjetivo
• Poderia ser copiado e colado para qualquer outro projeto cultural sem soar estranho

Se o seu relatório se encaixa em dois ou mais desses pontos, vale reescrever antes de entregar: é mais barato fazer isso agora do que responder uma diligência depois.

O que ajuda a escrever um relatório que sustenta

Documentar ao longo da execução, não só no fim: anotar data e número aproximado de participante de cada atividade assim que ela acontece evita ter que reconstruir tudo de memória três meses depois. Fotos e registro datado também ajudam: não substituem o texto, mas dão o lastro que falta quando a memória já apagou o detalhe.