Taxa de prefeitura, RRT, plotagem: o dinheiro que passa pelo escritório e não é honorário

No dia 5 entram R$ 3.800 do cliente na conta do escritório. No dia 8 saem R$ 3.800 para a prefeitura, taxa de aprovação do projeto. No extrato ficaram duas linhas soltas, sem nada dizendo que são a mesma coisa. No fim do mês, o escritório aparece tendo faturado R$ 3.800 a mais e gasto R$ 3.800 a mais. Nenhum dos dois números é verdade.

O contrato modelo do CAU já separa isso

Não é interpretação nossa. A cartilha de contratos do CAU/RS traz um modelo cuja cláusula 5.3 lista o que não está incluído no preço ajustado, com pagamento de inteira responsabilidade do contratante. Entre os itens:

• registro na prefeitura, taxas, emolumentos e impostos referentes à aprovação do projeto e à emissão do alvará
• cópias heliográficas e xerográficas
• perspectivas e maquetes
• projetos complementares (fundação, estrutural, elétrico, hidrossanitário, entre outros)
• solicitação de habite-se depois da obra concluída

A cláusula seguinte é a que interessa aqui. Ela diz que as demais despesas ligadas ao contrato, incluindo outras taxas, fotocópias, plotagens, emolumentos e viagens, também ficam a cargo do contratante, que adianta ao caixa do contratado um valor para isso. E a 5.5 completa: despesa que o escritório pagou e o cliente não adiantou é reembolsada mediante comprovante.

Ou seja, o modelo oficial prevê que dinheiro do cliente fique no caixa do escritório sem nunca ter sido honorário. O problema não é o arranjo, que é normal e legítimo. O problema é o que acontece com esse dinheiro no seu controle depois que ele entra.

Três situações concretas

A primeira é o adiantamento. O cliente deposita R$ 5.000 para as taxas do processo. Esse valor entra como uma linha de crédito no extrato, igualzinha à parcela de honorários que entrou na semana passada. Se as duas forem classificadas do mesmo jeito, o mês fecha com R$ 5.000 de faturamento que nunca existiu, e a sensação de folga que vem junto é falsa.

A segunda é o reembolso que fica pelo caminho. O escritório paga a plotagem de R$ 340 do próprio bolso porque o prazo era hoje, e a cobrança fica para a próxima medição. Duas medições depois, ninguém lembra. Não é um rombo, é um vazamento: pequeno, recorrente e invisível justamente porque cada ocorrência é pequena demais para virar assunto.

A terceira é a mais delicada, e é sobre o RRT. O Registro de Responsabilidade Técnica é o documento que comprova que o serviço tem um responsável habilitado, e a Resolução CAU/BR nº 91 é quem regula o procedimento. A cartilha do CAU/RS destaca que, mesmo quando o pagamento dessa taxa é repassado ao cliente por contrato, a obrigação de fazer o RRT continua sendo do arquiteto ou da pessoa jurídica. Se o cliente não pagar, o contrato não serve de defesa. Essa é a linha de repasse que você não pode deixar falhar, e por isso ela merece estar visível, não diluída no meio das outras.

O prejuízo não é o número bonito, é a decisão errada

Faturamento inflado até parece um problema simpático. O estrago aparece uma camada abaixo, quando você compara projetos para decidir que tipo de trabalho buscar. O residencial parece ter pago melhor que o comercial, e a diferença toda era taxa de passagem que entrou no residencial. A conclusão vira estratégia, a estratégia vira o próximo ano de trabalho, e o dado que sustentou tudo estava errado desde o extrato.

O que dá para fazer sem virar burocracia

Três coisas, em ordem de esforço. A primeira é usar a cláusula: se o contrato já prevê que a taxa é do cliente, o melhor caminho é ele recolher direto, no nome dele, e o valor nem passar pela sua conta. A segunda é, quando o dinheiro tiver mesmo que passar por você, amarrar a entrada e a saída ao mesmo projeto e marcar as duas como repasse, não como receita e despesa do escritório. A terceira é olhar a margem do projeto pelo valor de honorários, nunca pelo total que transitou.

Nas três, o gesto é o mesmo: a linha do extrato precisa saber a que projeto pertence e se é honorário ou passagem. Sem isso, qualquer relatório em cima dela herda o erro.

E o imposto?

Essa é a parte que não dá para responder no geral. Se um valor adiantado ou reembolsado entra ou não na base de cálculo depende de como o contrato foi escrito e de qual é o seu regime, e a diferença entre um caso e outro é grande demais para chute. Leve exatamente essa pergunta ao seu contador, com o contrato na mão: se as taxas repassadas estão dentro ou fora da sua receita bruta. Separar as linhas no seu controle é útil de qualquer jeito, e é o que faz essa conversa render em cinco minutos em vez de meia hora.